• Universitas Al-Qolam Malang adalah Perguruan Tinggi yang terdiri dari sejumlah program studi jenjang Strata 1 (S-1) yang menyelenggarakan pendidikan akademik di bidang ilmu pengetahuan yang bernafaskan Islam.
• Universitas Al-Qolam Malang adalah pedoman dasar penyelenggaraan pendidikan akademik yang berlaku di Universitas Al-Qolam Malang.
• Kurikulum adalah seperangkat pembelajaran pada Universitas Al-Qolam Malang yang digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan kegiatan belajar-mengajar.
• Muatan lokal adalah kurikulum yang ditetapkan oleh Universitas Al-Qolam Malang berdasarkan kebutuhan dan kelengkapan pembekalan ilmu kepada mahasiswa untuk melahirkan sarjana santri.
• Sarjana santri adalah lulusan Universitas Al-Qolam Malang yang berpola pikir, bersikap dan berprilaku Ahl al-Sunnah wa al-Jamā‘ah.
• Pendidikan akademik pada Universitas Al-Qolam Malang adalah pendidikan tinggi yang diarahkan pada penguasaan ilmu agama Islam dan ilmu pengetahuan dan teknologi sesuai dengan tuntutan perkembangan zaman.
• Kopertais Wilayah IV Jawa Timur adalah lembaga kepanjangan Departemen Agama yang mengordinir Perguruan Tinggi Islam Swasta (PTAIS) se kawasan Jawa Timur, Bali, NTB dan NTT.
• Yayasan Al-Qolam adalah badan hukum resmi yang menggali, mengelola dan mengembangkan potensi lembaga dan masyarakat dalam pembinaan dan pengembangan Universitas Al-Qolam Malang, terutama pada aspek fisik dan kesejahteraan.
• Dewan Pembina Universitas Al-Qolam Malang adalah organisasi yang memberi saran dan/atau pembinaan, baik secara langsung maupun tidak langsung, bagi pengelolaan dan pengembangan Universitas Al-Qolam Malang.
• Senat Universitas Al-Qolam Malang adalah badan normatif dan perwakilan tertinggi pada Universitas Al-Qolam Malang yang berwenang mengambil keputusan di luar kependidikan dan pengajaran.
• Rektor Universitas Al-Qolam Malang adalah pemimpin tertinggi dalam jajaran Pimpinan Universitas Al-Qolam Malang.
• Wakil Rektor I, Wakil Rektor II, Wakil Rektor III, dan Wakil Rektor IV adalah para Wakil Rektor Universitas Al-Qolam Malang dalam bidangnya masing-masing.
• Dewan Alumni Universitas Al-Qolam Malang adalah organisasi alumni Universitas Al-Qolam Malang yang menggali, mengelola dan mengembangkan potensi alumni Universitas Al-Qolam Malang dalam pembinaan dan pengembangan Universitas Al-Qolam Malang.
• Fakultas adalah unsur  pelaksana  akademik lnstitut  yang  melaksanakan sebagian  tugas  dan  fungsi  lnstitut  yang  menjadi  tanggung jawab  Rektor
• Program Studi adalah unit pelaksana akademik pada fakultas yang melaksanakan  pendidikan  akademik  atau  profesi
• Ketua LP3M adalah Ketua Lembaga Penelitian, Pengembangan dan Pengabdian kepada Masyarakat.
• Ketua PKIB adalah Ketua Pusat Kajian Islam dan
• Ketua PBA adalah Ketua Pusat Bahasa Asing
• Ketua PJM adalah Ketua Pusat Jaminan Mutu
• Kepala adalah Kepala Perpustakaan.
• Sivitas akademika adalah satuan yang terdiri dosen, tenaga administrasi dan mahasiswa Universitas Al-Qolam Malang.
• Dosen adalah tenaga edukatif pada Universitas Al-Qolam Malang yang diangkat dengan tugas utama mengajar, meneliti dan mengabdi kepada masyarakat.
• Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar pada Universitas Al-Qolam Malang dan mendapatkan Nomor Induk Mahasiswa (NIM) dan Nomor Induk Registrasi Mahassiswa di Kopertais (NIRM).
• Alumni adalah lulusan dari berbagai fakultas yang ada di lingkungan Universitas Al-Qolam Malang.
• Unsur Pimpinan adalah Rektor Universitas Al-Qolam Malang dan para Wakil Rektor yang berwenang mengambil keputusan operasional kependidikan di lingkungan Universitas Al-Qolam Malang.
• Unsur Pelaksana Administrasi adalah Biro dan bagian-bagian administrasi (akademik, umum, keuangan, sarana-prasarana, kepegawaian, kemahasiswaan, dan humas) yang menjadi pelaksana administratif bagi kewenangan dan tugas unsur Pimpinan.
• Unsur Pelaksana Akademik adalah Dekan, para Wakil Dekan, para Ketua dan Sekretaris Program Studi, Ketua LP3M, Ketua PKIB, dan Ketua PBA yang bertugas melaksanakan pendidikan akademik, penelitian dan pengambdian kepada masyarakat dalam sebagian atau satu cabang ilmu agama Islam dan ilmu pengetahuan umum.
• Unsur Pelaksana Teknis adalah Kepala Perpustakaan, Kepala Laboratorium dan Ketua Pusat Jaminan Mutu (PJM), yang bertugas melaksanakan dan mengelola kegiatan yang menunjang teknis pelaksanaan pendidikan akademik, penelitian dan pengebdian kepada masyarakat.
• Unsur Non Struktural adalah unsur di luar jajaran pimpinan yang terdiri dari Dewan Pembina, Senat, dan Dewan Alumni Universitas Al-Qolam Malang